Verzuim als bedrijfskundig Casemanager

Verhalen inspireren. Daarom werken we de verhalen uit van de mensen die bij en met Rochewood werken. En dat doen ze in allerlei rollen bij allerlei organisaties. Dit keer het verhaal van Wim (Casemanager). Waarom is Wim een van de eerste leden van ons nieuwe collectief Samen Zelfstandig? Hoe kijkt hij bedrijfskundig naar verzuim? Waarom is beweging zo belangrijk? En wat kun je leren van zijn ervaringen tot nu toe? Wim vertelt het je! 

Je werkt sinds een paar jaar als freelancer en combineert verschillende opdrachten. Wat doe je nu zoal?
''Ik werk nu fulltime in een opdracht als Casemanager voor gemeente Utrecht op operationeel en strategisch niveau. Daarnaast pak ik soms dossiers op en coach ik medewerkers van een arbodienst die ik goed ken. Ook help ik zo nu en dan lokale ondernemingen hier in de buurt met verzuimzaken en geef ik presentaties aan leidinggevenden en medewerkers over verzuim en arbeidsongeschiktheid.''

Dan heb je mooi diverse werkweken! Wat gaf de doorslag freelancer te worden?
''Ik was 46 jaar en had het uitstekend naar mijn zin bij de verzekeraar waar ik werkte. Mijn wens was echter om ooit als zelfstandige te opereren in de wereld van casemanagement en verzuim. Ergens heb ik die kriebel altijd wel gehad. Toen ik steeds meer kennis en ervaring kon opdoen, zowel op dossier- als organisatieniveau, kwam de stap steeds dichterbij. Als ik nog eens de stap wilde zetten, was dit het moment. Gelukkig heeft mijn werkgever mij goed geholpen om een vliegende start te maken. Daarnaast heb ik heel veel gehad aan de opleidingen CROV (Casemanager Regie op Verzuim, red.), RCCM (Register Case en Care Manager, red.) en RSBA (Register Sociaal Bedrijfskundig Adviseur, red.).''

Wat zijn de verschillen tussen de diploma’s CROV en RCCM?
''Heel simpel gezegd is CROV meer op dossierniveau en RCCM meer op organisatie- en beleidsniveau. Aan allebei de opleidingen heb ik heel veel gehad. Hoewel ik heb gemerkt dat de praktijk die volgt, onmisbaar is om jezelf echt verder te ontwikkelen als Casemanager. Dit wordt weleens onderschat. Zo zie ik tegenwoordig steeds vaker mensen die gelijk freelancer willen worden na het behalen van deze diploma’s. Alsof diploma’s op zichzelf al voldoende zijn. Vlieguren zijn minstens zo belangrijk. Die heb ik vooral gemaakt, toen ik als Casemanager elke dag casussen zelfstandig behandelde. Daardoor heb ik mij op dossierniveau echt ontwikkeld.''

Waarom is dat een probleem?
''Als zelfstandig Casemanager moet je ook de kwaliteit van het vak helpen waarborgen. Daar zijn alleen diploma’s niet genoeg voor. Door ervaring op te doen in verschillende omgevingen, leer je wat voor welke situatie relevant en bruikbaar is vanuit je opleiding. Juist omdat je als Casemanager continu tussen allerlei belangen beweegt en moet bepalen wat past bij de situatie.''

Hoe blijf je als zelfstandig Casemanager neutraal als je continu tussen belangen beweegt?
''Vooral door te informeren en geen kant te kiezen. Ik schets scenario’s, werk de gevolgen uit en leg deze vervolgens naast elkaar. Het is aan de opdrachtgever om dan te kiezen. Dat maakt mij adviseur en niet beleidsbepaler. Door mij te houden bij scenario’s en gevolgen kan ik er ook mee leven als wordt gekozen voor een scenario waar ik zelf een wat minder gevoel bij heb. Gepast zakelijk afstand houden is belangrijk als je als freelancer dit werk doet.''

Je zegt dat freelancers moeten helpen de kwaliteit van het vak te waarborgen. Is dit ook iets dat je verwacht van het collectief Samen Zelfstandig?''
''Absoluut! Juist omdat we niet alleen mensen aantrekken met de juist kwalificaties, maar ook met een duidelijke visie op verzuim en mogelijk andere inzichten. Daarnaast verwacht ik opdrachten te kunnen gaan doen die voor mij als individu nu niet bereikbaar zijn. Het lijkt mij fantastisch met andere leden samen te werken aan opdrachten en elkaar op die manier te versterken.''

Waarom ben jij je gaan specialiseren in de organisatie en het beleid?
''Dat kwam grotendeels door mijn werk toentertijd bij een verzekeraar. Hier was ik veel meer bezig met beleid.  Gelijktijdig ben ik toen buiten werk begonnen aan de opleiding RSBA (Register Sociaal en Bedrijfskundig Adviseur). Dit gaf mij op bedrijfskundig niveau nog meer handvatten. Zo leerde ik al werkend en studerend over alle thema’s die komen kijken bij verzuim, de werking hiertussen en hoe deze samen te brengen tot concrete oplossingen voor de organisatie.''

Wat is een belangrijk verzuimthema geweest waaraan je hebt gewerkt?
''Frequent verzuim was een belangrijk thema. Mensen die regelmatig frequent verzuimen lopen statistisch gezien een groter risico langdurig te verzuimen. Daarnaast zie je dat verzuim (zowel kort en frequent als langdurig) voor leidinggevenden lastig is. Die drukken veelal op één knop, namelijk de verzuimmelding. Het ziek zijn. Daarbij gaat het plaatje rondom verzuim al snel verloren. Zaken als betrokkenheid en motivatie van de medewerker, problemen in de privésfeer en fysieke en mentale gesteldheid zijn facetten die je al kunt ontdekken voordat er verzuimd wordt. Vooral door preventief de juiste gesprekken te voeren met je medewerkers. Dan blijken andere interventies mogelijk om het probleem op te lossen in plaats van het doen van een verzuimmelding.''

Hoe kun je als leidinggevende preventief omgaan met verzuim?
''Door hier altijd over in gesprek te blijven met je medewerkers. Hoe zit men in hun werk. Voelen ze zich prettig in hun taken en verantwoordelijkheden, kunnen ze zichzelf vinden in beleid en cultuur, of spelen er belangrijke zaken buiten werk? Als medewerkers zich veilig voelen om hier vrij en in vertrouwen over te kunnen spreken, voorkom je mogelijk dat mensen (langdurig) verzuimen. Misschien dat interventies als even wat tijd vrij nemen of krijgen van je werkgever, loopbaancoaching, een opleiding of andere werkzaamheden veel betere oplossingen blijken te zijn.'' 

Betreft interventies. Kan het confronterend zijn voor medewerkers zulke duidelijke opties voorgelegd te krijgen? Iemand zit even wat minder in zijn vel, of vindt het werk niet fantastisch en krijgt te horen dat misschien ander werk of een opleiding een goed idee is.
''Zo rap gaat het meestal niet en het is ook zeker niet een kwestie van één gesprek. Het gaat er meer om dat er ruimte is te praten en te luisteren. Enerzijds over hoe iemand zich voelt of wat er dwars zit, anderzijds over hoe je hier rekening mee kunt houden of wat je eraan kunt doen zonder dat verzuim of vertrek het gevolg is. Er zullen ongetwijfeld medewerkers zijn die hier niet op zitten te wachten of dit niet van hun leidinggevende verwachten. Dan kan het bieden van een luisterend oor al voldoende zijn uiteindelijk op eigen kracht verder te komen.''

Ik kan mij voorstellen dat het regelmatig wisselen van leidinggevenden, wat bij grotere organisaties veel gebeurt, niet meehelpt verzuim te voorkomen.
''Zeker niet. Het te vaak wisselen van leidinggevenden is een probleem als het gaat om verzuim en preventie. Het gevoel van veiligheid en vertrouwen dat een medewerker heeft, vertrekt met de leidinggevende waar men dit bij voelt. Elke opvolger moet opnieuw deze vertrouwensrelatie opbouwen. Ook voor medewerkers kan het lastig zijn meerdere keren hun verhaal te delen.''

Je kunt gewenst gedrag ook vatten in protocollen en beleid.
''Dat kan zeker. Goed beleid verliest waarde zonder de juiste opvolging en kan zelfs averechts werken, omdat het verleidelijk is hier te veel in te vertrouwen en naar te wijzen. Als er echter niemand is die het beleid borgt of er verantwoordelijk voor is, dan komt het onvermijdelijk onderaan de stapel terecht. Helemaal als primair wordt gestuurd op productiviteit en output. Ik vind dat je beter op mensen en gedrag kunt sturen, dan komt de output vanzelf.''

Een collega van ons stelde eens dat het aannamebeleid een onderschat onderwerp is als het gaat om verzuimpreventie. Wat vind jij hiervan?
''Daar ben ik het helemaal mee eens. Het aannamebeleid vormt de basis voor je verzuimbeleid. Je verzuimbeleid begint dus bij het selecteren van de juiste mensen.''

Het aannamebeleid, en eigenlijk elke nieuwe vacature, is tegelijkertijd een spiegel voor de organisatie. Wie zijn wij en wat zijn we niet? Hoe gaan we om met werk en mens? Wat is er nodig om resultaat te halen uit het werk dat we doen? Past dit bij de persoonlijkheid en drijfveren van nieuwe medewerkers en hoe bepalen we dit?
''Klopt! Overigens geldt hier soms hetzelfde als het gaat om beleid en praktijk. Uitgebreide functieprofielen kunnen heel mooi vatten wat voor werk iemand gaat doen en daarvoor moet kunnen, maar het is belangrijker de juiste gesprekken hierover te voeren met (nieuwe) medewerkers.''

In welk geval leeft gedrag van mensen (wat doen we) en wetgeving (wat mag) op gespannen voet?
''Veelal in conflictsituaties, zoals een vervelend gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker. Het gevolg is dat de medewerker zich ziekmeldt. Nu ben ik geen arts, maar ik vraag mij in dit soort situaties wel altijd af of er nu echt sprake is van verzuim. Werkgevers doen dit ook. En wat als de medewerker zelf aangeeft zich vooral vervelend te voelen over het gesprek en zich daardoor ziek te melden? Je kunt als leidinggevende dan ook voorstellen wat vrije dagen te geven (op kosten van de werkgever) en de medewerker rust gunnen. Plan de week erna een nieuw gesprek om te bespreken hoe je samen verder kunt. Probeer conflicten buiten ziekte te houden door in gesprek te blijven. Het alternatief is dat je in conflictmodus blijft en de kans op langdurig verzuim vergroot.''

Klinkt simpeler dan het is. In conflicten zitten immers emoties en leidinggevenden zijn ook maar mensen.
''Of ze nu leidinggeven of niet, mensen vinden het lastig hier goede gesprekken over te voeren of hun eigen bijdrage in te zien en te erkennen. Daarom ga ik er in principe vanuit dat elke leidinggevende het verzuim dat er is op de afdeling waarvoor ze verantwoordelijk zijn, verdient. Dat motiveert ook eigen aandeel in en invloed op verzuim te blijven zien.''

Wat is er volgens jou bepalend in de relatie tussen werk en verzuim?
''Altijd in beweging blijven. Als medewerker is fysieke en mentale beweging ontzettend belangrijk. Fysiek door gezond te eten en te sporten, mentaal door zelf regie te houden over je eigen werkgeluk. Erken wat er nodig is om bij te kunnen blijven als werk verandert of moeilijke besluiten te nemen als je gelukkig wordt van een andere baan. Hetzelfde geldt voor werkgevers. Erken de situatie, blijf in gesprek over en bewegen richting wat wel mogelijk is. Zoals iemand ander werk aanbieden, helpen bij scholing of een andere manier van werken te faciliteren. Thuiswerken is daar nu een prachtig voorbeeld van. Je ziet nu er veel thuisgewerkt wordt, dat de meldingsfrequentie en frequent verzuim afneemt. Hoe komt dat? Het is leuk en leerzaam daarover met je mensen in gesprek te gaan.''

Samen Zelfstandig

Herken jij jezelf in dit verhaal? Samen Zelfstandig is een Rochewood-collectief en kennisplatform voor en door specialisten in casemanagement, sociale zekerheid en duurzame inzetbaarheid en mogelijk iets voor jou!

Wim Haringsma

Rol: Casemanager verzuim
Register: RNVC
Titel: RCCM Register Case en Caremanager, RSBA Register Sociaal Bedrijfskundig Adviseur
Lid van Samen Zelfstandig